Desarrollar un nuevo programa de formación (o revitalizar uno ya existente) supone un gran esfuerzo, pero lamentablemente, muchas veces está condenado al fracaso. ¿Por qué? El problema reside en que las empresas suelen saltarse un primer paso, el más importante de todos: el análisis de las necesidades de la capacitación, a través del cual se puede descubrir si la formación no es efectiva o, simplemente, irrelevante.
Saber cómo identificar las necesidades de capacitación de tu plantilla debe ser la base sobre la que construir toda tu política de formación. Para ello debes seguir los pasos que te contaremos a continuación.
¿Por qué las necesidades de formación requieren un análisis?
Un análisis de las necesidades de formación ahonda en el conocimiento, las habilidades y las capacitaciones de la plantilla y determina qué tipo de formación necesita para que tu empresa logre sus objetivos.
Este tipo de análisis se centra en las metas de la organización, y trata de descubrir las funciones que las personas han de desarrollar para lograrlos. Se suelen recopilar algunos datos básicos que determinan el punto del que parten los equipos. De esta forma se les pueden facilitar las herramientas para que alcancen las metas de la compañía.
No acometer esta parte sería como dejar al personal flotando en mitad del océano y sin tierra a la vista. Nadie sabría hacia dónde remar, y muy probablemente terminarían cansados y abandonando.
Dónde empezar y cómo identificar las necesidades de capacitación de los miembros de tu empresa
Muchas compañías prefieren no analizar las necesidades de sus plantillas porque les resulta una tarea algo abrumadora y no saben por dónde empezar. Para evitarlo, aquí tienes ocho pasos muy concretos que te ayudarán a arrancar y a identificar las necesidades de capacitación de los miembros de tu equipo.
1. Decide qué es lo que quieres alcanzar
A veces se comete el error de evaluar el conocimiento de las plantillas incluso antes de tener claro cuáles son los objetivos de la compañía; pero, obviamente, tener clara la meta es fundamental. Decide cuáles son los logros a los que aspirar antes de empezar a recopilar datos sobre las personas de tu equipo.
Tus metas pueden ser concretas (por ejemplo, migrar a otro tipo de software) o intangibles (por ejemplo, mejorar el servicio de atención al cliente), pero si eres capaz de pensarlo y establecer una meta, podrás formar en ello e incluso medir los progresos que se hagan.
2. Identifica el conocimiento, las habilidades y las capacitaciones que se necesitan para lograr tus objetivos
A medida que tu empresa crece y cambia, los miembros del equipo pueden empezar a tener lagunas en determinados conocimientos y materias. Por ello, el siguiente paso será identificar y articular aquello que tu plantilla necesita saber, entender y ser capaz de hacer una vez haya completado su formación.
Los objetivos de aprendizaje te ayudarán a centrar y a establecer la capacitación.
3. Descubre qué es lo que tus plantillas saben
Este punto está muy relacionado con el anterior. Por ello, coge la lista de conocimientos, habilidades y capacitaciones, y piensa en qué partes van a fallar los miembros del equipo. Dale a las personas la oportunidad de demostrar de qué son capaces, e identifica posibles lagunas antes de diseñar tus programas de formación.
Existen muchas formas de recopilar este tipo de datos; por ejemplo:
- Usando cuestionarios o encuestas.
- Analizando a las personas y examinando su trabajo.
- Llevando a cabo exámenes formales.
4. Habla con los miembros de tu empresa
Tómate tu tiempo para hablar con las personas de tu plantilla y preguntarles qué creen que necesitarían para poder desempeñar mejor su trabajo. ¿Son felices en su puesto? Si la respuesta es no, ¿qué haría que cambiase esta situación?
Trata de fomentar que las respuestas sean libres haciendo que estas conversaciones estén fuera de cualquier protocolo de RRHH. Déjales claro tu interés en lograr tus objetivos y en poner metas para su formación, y subraya que saber sus posibles puntos débiles no les supondrán un problema.
5. Habla con las personas al cargo
Las personas que son responsables de los equipos suelen ser el puente entre la dirección y la plantilla de trabajo. Y, como tal, suelen tener una perspectiva única sobre cómo van las cosas.
Habla con ellas para que te digan qué creen que podría mejorarse y cómo.
6. Decide qué puntos son valorables para tu equipo
Con los datos recopilados, ha llegado el momento de centrarse en el objetivo. Si los miembros de tu plantilla creen que el tiempo para el almuerzo es muy corto, pero esto no encaja con tus planes para implementar un sistema de facturación más eficaz, por ejemplo, deja el tema del almuerzo para otro momento.
En otras palabras: trata de encajar el feedback que recibas con los objetivos que te propongas.
7. Evalúa tus actuales recursos de formación
Una vez que hayas analizado el conocimiento de tu equipo, y hayas hablado con las personas responsables del mismo, habrá llegado el momento de pensar cuáles de los recursos de formación de que ya dispones te sirven para lograr tus objetivos, y cuáles necesitan ser renovados.
Si crees que tu material está obsoleto, no te preocupes; INSERVER puede ayudarte a hacer que tus formaciones sean más eficientes y efectivas. Quizás haya llegado el momento de cambiar los viejos libros y PowerPoints por:
- Formación experimental.
- Módulos de microlearning.
- Cursos gamificados o game-based learning.
Tu análisis de las necesidades de formación también puede descubrir el modo en que tu plantilla prefiere aprender, lo cual te servirá para eliminar las posibles fricciones una vez empiece la capacitación.
8. Encaja la formación con tus necesidades
Encajar la formación con tus necesidades significa asegurarse de que el curso tiene la longitud adecuada, y que se centra en lo que de verdad la plantilla requiere para lograr los objetivos de la empresa, paso a paso. Y dado que las personas suelen tener poco tiempo para el aprendizaje, es importante que te asegures de que la formación es precisa y certera.
Es decir: que está centrada en enseñar justo aquello que se necesita, sin distracciones ni pérdidas de tiempo.
