Cómo formar a tu empresa en software corporativo

En 1983 el científico y escritor estadounidense Isaac Asimov decía que en 2019 los ordenadores habrían transformado los hábitos de trabajo y sustituido trabajos viejos por otros radicalmente distintos¹. Si bien algunas predicciones de Asimov no dieron tanto en el clavo, de esta en concreto no podemos albergar duda alguna. 

En esta línea, podemos decir que estamos rodeados de pantallas. En el trabajo, en casa y de camino entre ambos. No obstante, el estar en contacto permanente con programas informáticos y vivir en una sociedad crecientemente digitalizada no equivale a saber manejarse entre software. Recordemos que lo de los nativos digitales vino fruto de un exceso de entusiasmo². Por otro lado, Asimov conjeturó también que en 2019 la educación tradicional habría quedado relativamente obsoleta y que los estudiantes aprenderían por su cuenta. El papel del profesor sería simplemente el de despertar su curiosidad³. Contrario a lo que aventuró Asimov, no estudiamos motu proprio todo lo que tenemos que aprender y algunas veces con la curiosidad no es suficiente. 

Cuando un trabajador entra en una empresa, y esta cuenta con programas informáticos propios para trabajar, tiene que aprenderlos. Es recomendable, entonces, que, aparte de despertar su curiosidad, la empresa ponga los medios para que aprenda a usar su software corporativo. 

Pensemos, por ejemplo, en el sistema informatizado de una aseguradora para tramitar las pólizas, en sistemas digitales de gestión documental, en aplicaciones para calcular productos financieros de un banco… Son programas con una especialización altísima y que, por ello, pueden ser difíciles de aprender para un trabajador. Suelen ser, además, programas clave para el funcionamiento normal de la empresa, por lo que un departamento de RR. HH. no debería pasar por alto estas necesidades de formación. La productividad de la plantilla depende, en parte, de que los trabajadores conozcan los pormenores de los programas corporativos.

Este problema tiene una solución obvia: enseñar a utilizar los programas. Normalmente, los software vienen con manuales y documentación, pero esta suele ser densa y poco accesible para un trabajador. La clave reside en cómo hacer entretenido y accesible un manual de usuario. Esto se puede lograr creando tutoriales de software corporativo. En concreto, optar por una formación e-learning de tutoriales de programas corporativos puede ser una opción muy válida para un departamento de RR. HH. por los siguientes motivos:

1. Se paga una vez y se puede reutilizar muchas veces, al contrario que una formación presencial del programa, en la cual hay que contratar profesionales y reservar espacios para la formación cada vez que se haga.
2. Se puede repetir y consultar de nuevo cuantas veces sea necesario para refrescar un aspecto concreto del programa. Esto es más difícil en una formación presencial, ya que, si se hace mientras dura la clase, repercute en el avance general del grupo y, si se quiere hacer una vez finalice, el profesor puede no tener disponibilidad.
3. Los trabajadores que se incorporen con posterioridad a la creación de la formación no tienen que esperar a una siguiente convocatoria. El curso e-learning se puede desplegar a demanda sin coste adicional para la empresa.
4. Al ser consumido digitalmente, es sencillo llevar un registro digital de qué trabajadores lo hacen y cómo lo hacen.

Todo ello contribuye a que resulte rentable una formación e-learning. Hoy en día es posible construir una formación sobre software corporativo entretenida y provechosa. Una fórmula para ello es utilizar, por ejemplo, un vídeo curso, en el que se muestre un vídeo del formador y/o la aplicación corporativa. Sobre este se pueden intercalar preguntas de evaluación o se puede combinar con estrategias gamificadas que provean al usuario de una experiencia inmersiva y entretenida. YouTube ha demostrado que los usuarios prefieren consultar un vídeo sobre cómo hacer funcionar la lavadora que leerse el manual de usuario.

Lo anterior es solo un ejemplo y existen otras modalidades distintas del vídeo que son útiles para crear tutoriales de software corporativo. Lo esencial para que una formación e-learning así funcione es lo siguiente:

• Debe proveer de una navegación guiada, con explicaciones claras, descomponiendo los procesos en pasos concretos y anticipándose a posibles casuísticas, propias del programa, que puedan surgir.
• Debe desplegarse en dosis digeribles. Se recomienda segmentar el contenido en partes relativamente cortas y que no condensen mucha información en cada una, sino que sea fácil digerirlas.
• Deben tener la posibilidad de práctica y/o evaluación. Es fundamental, a la hora de enseñar procesos, que el usuario se pueda remangar y utilizar el programa o una simulación del mismo. Es complicado que un usuario aprenda a usar un programa informático leyendo, tiene que tocarlo y ejecutar sus procesos.
• Es altamente recomendable utilizar un formato agradable y vistoso para el usuario.

Esto se puede hacer de diversas maneras e INSERVER se especializa precisamente en crear contenidos e-learning que satisfacen estas características de una manera divergente y creativa.

Referencias:

1: BigThink. n 1983, Isaac Asimov predicted the world of 2019. Here's what he got right (and wrong).

2: The digital native is a myth 

3: Asimov's 2019 predictions - fiction or fact?