En el anterior artículo de esta serie, analizamos varios factores relevantes destinados a maximizar la experiencia formativa del usuario final. Ahora, en este artículo, tratamos los factores clave para elegir una plataforma elearning desde el punto de vista de una empresa.
Podemos distinguir dos modalidades a la hora de adquirir un LMS:
Una empresa debe plantearse cuál elegir, en función de sus recursos. La primera requiere disponer de personal para realizar toda la labor de gestión. Además, conviene preguntarse por los costes de gestión del servidor donde se pretenda alojar la plataforma, atendiendo a capacidad, tráfico y optimización. Con la segunda opción, la gestión de los cursos y matriculaciones, control de actualizaciones, etc., así como la gestión y soporte de los servidores están gestionados por un tercero.
Hay, simplificando, dos modelos de publicación de software bien diferenciados. Por un lado, tenemos software cuyo código fuente es de libre acceso y consulta. Distintos agentes pueden aportar para mejorar el código. La descarga de este software es generalmente gratuita, aunque la gestión del mismo se contrate. Es el caso de los sistemas Linux o Moodle, por ejemplo. Por otro lado, existe el software privado, cuyo código no es accesible y al que solo pueden aportar determinados agentes. Esta distinción general aplica igualmente para los LMS. Una ventaja de elegir código abierto es, entre otras, que se contribuye a enriquecer un software accesible para todos y que se puede nutrir de las aportaciones de un mayor número de personas.
El software libre tiene una ventaja adicional sobre el privado, que puede hacer inclinar la balanza para una empresa. Imaginemos que dos plataformas, una de código libre y otra de código cerrado, tienen una funcionalidad análoga: realizar actividades entre pares (P2P), a modo de taller. Con una herramienta de código abierto, existe la posibilidad de que una organización tome esa actividad P2P y la adapte a sus necesidades específicas de formación, ya que el código está accesible para ser modificado. Esto, con una herramienta de código privado es más difícil. Normalmente, para obtener una adaptación ad hoc de una funcionalidad o que se cree una desde cero, tiene que ocurrir que muchos usuarios que hayan comprado el producto lo demanden y la empresa que desarrolla el LMS lo haga, siempre y cuando esto dé cierto rédito económico. Por lo tanto, si una empresa necesita unas características particulares a su organización en un LMS, el software libre puede ser su mejor opción.
Por muy buena que sea la herramienta, siempre va a haber problemas de gestión. Si se adquiere un LMS para autogestionarlo, es conveniente averiguar si dispone de comunidad de soporte pública. Por poner dos ejemplos muy distanciados, Moodle dispone de una extensa comunidad de soporte, gratuita y abierta al público. Además de esto, existen empresas tecnológicas con habilidades certificadas en la implantación y gestión de Moodle, conocidas como Moodle Partners —como es el caso de INSERVER. Por el contrario, Cornerstone OnDemand cuenta con una comunidad de soporte cerrada, con acceso supeditado a la contratación del servicio y donde es más rara la existencia de partners o el margen de maniobra de estos suele ser más reducido. Si se opta por la opción SaaS, es crucial que el proveedor aclare en cuánto se traduce su soporte (bolsa de horas, gestión de incidencias integral…).
Para muchas organizaciones es relevante que su LMS esté acorde con su imagen corporativa. En mayor o menor medida, todo LMS publicita que puede ser personalizado. No obstante, es preciso averiguar qué grado de personalización se ofrece de verdad. Esta puede englobar un conjunto de medidas simples como cambiar únicamente logo y colores. Algunos LMS, por el contrario, ofrecen alterar, además de lo anterior, la interfaz —de manera general o una versión específica por cada departamento de la empresa—, incluir código propio o implementar una navegación distinta de la original.
Hemos de tener en cuenta que, cuantas más cosas se le exijan a un LMS, más parámetros de configuración va a tener y, por lo tanto, más difícil va a resultar. A su vez, un LMS muy fácil de configurar puede que no tenga tantas opciones y dé la sensación de estar encapsulado o de no conferir la suficiente libertad de acción a sus gestores. Lo ideal es que tenga configuraciones suficientes como para responder a las necesidades de formación de la empresa.
Al igual que para el usuario final, a la empresa le interesa también que la interfaz y la experiencia de usuario de la plataforma sean agradables y sencillas. Por un lado, una buena interfaz ahorra problemas de gestión y consultas al servicio técnico. Por otro lado, ayuda a que no haya trabas adicionales al aprendizaje. Tenemos una capacidad de atención finita. Hoy en día, en el mundo de la economía de la atención en el que vivimos, esto cobra más importancia si cabe. En cierta medida, como empresa, tenemos que tener claro que un LMS compite con Facebook, Twitter o Instagram. La interfaz y experiencia de usuario de las redes sociales, Netflix u otros servicios digitales recientes están medidas al milímetro. Estamos hablando de servicios digitales tremendamente mayoritarios y que tienen acostumbrado al usuario a una comodidad y facilidad de navegación increíbles. Así pues, la interfaz del LMS que escojamos tiene que ser suficientemente buena como para que el usuario final no la juzgue como arcaica, por comparación, y genere rechazo.
Es importantísimo asegurarse de que los materiales formativos que tiene una empresa son compatibles con la plataforma a elegir. Si una empresa tiene contenidos formativos en formato SCORM, ha de tener en cuenta que estos no funcionarían por defecto en algunos LMS, como Open edX. O, por ejemplo, si los contenidos se sirven del estándar LTI, no funcionarían en SAP SuccessFactors.
El sector tecnológico es uno especialmente efímero. El cementerio digital está poblado de herramientas fallidas o de corta duración. Por ello, conviene indagar un poco en la historia del LMS que estemos pensando en adquirir: ¿cuánta vida tiene?, ¿cada cuánto se actualiza y por quién?, ¿hay alguien que relate un caso de éxito usándolo? Con relación a los Moodle Partners, si hay empresas cuya actividad de negocio consiste en implantar y gestionar la herramienta, esto es indicativo de que esta tiene cierta solidez.
Muchas veces, estas guías pecan de quedarse en el plano abstracto y no proponer un ejemplo concreto. ¿Cómo aterrizar, pues, estos factores? Por ejemplo, Moodle, o su versión Moodle Pro, es un LMS altamente personalizable, al usar tecnologías maleables como PHP, HTML, CSS y JavaScript; de código abierto, con las ventajas de personalización máxima que ello implica; con holgada variedad de configuraciones documentadas y relativamente sencillas para ajustar la experiencia de formación y con una experiencia de usuario agradable e interfaz familiar y muy personalizable. Por último, su proyección de desarrollo no alberga dudas, ya que desde hace más de una década publica actualizaciones regulares.